Die Wohngeldstelle der Stadt Hildesheim beschreitet in der Wohngeldsachbearbeitung einen neuen, smarten Weg und nutzt seit Februar eine KI mit dem Namen wohni für maschinengeschriebene Anträge. In Zusammenarbeit mit einem Start-up-Unternehmen wurde die Grundlage für eine medienbruchfreie Sachbearbeitung unter Einsatz dieser KI geschaffen. Das KI-Tool übernimmt dabei verschiedene Assistenzfunktionen für die Sachbearbeitung wie die Prüfung auf Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen, die Trennung der Anlagen in einzelne Dokumente und Überführung in die Akte des Fachverfahrens, die Bereitstellung von Informationen für die Sachbearbeitenden sowie die automatisierte Erstellung eines Anschreibens mit einer Liste noch beizubringender Unterlagen.
Darüber hinaus beinhaltet das Tool einen Sprachassistenten, der der Sachbearbeitung Fragen auf Basis des Wohngeldgesetzes oder der Wohngeldverwaltungsvorschrift beantwortet. „So wird eine signifikante Effizienzsteigerung und Zeitersparnis generiert. Die Qualitätssteigerung des Verfahrens führt zudem zu einer geringeren Fehlerquote und durch die Assistenzfunktion werden die Sachbearbeitenden entlastet“, freut sich Ulf Behnel (Stad Hildesheim, Dezernent für Finanzen und Ordnung). Die Entscheidung über den Wohngeldanspruch sowie die Bescheiderteilung bleibt jedoch in menschlicher Hand.
„Herausforderungen wie Fachkräftemangel und demografischer Wandel wirken sich bereits jetzt auf Dienstleistungen unserer Stadtverwaltung aus. Die KI im Wohngeld ist ein gutes Beispiel dafür, dass unsere Digitalisierungsoffensive aktiv gegensteuert und einen direkten Nutzen für die Menschen in Hildesheim bietet“, so Behnel. Um die KI noch effizienter nutzen zu können wird angestrebt, im Laufe des Jahres die Online-Antragstellung zu ermöglichen. Hinweise, ab wann dieser Service zur Verfügung steht, werden dann auf www.stadt-hildesheim.de unter der Rubrik Wohngeld veröffentlicht.
Hintergrund
Die Wohngeldreform im Jahr 2023 führte zu einer anhaltenden Steigerung der Antragszahlen. Mit mehr als 7.000 gestellten Anträgen im Jahr 2024 hat sich die Zahl der Anträge im Vergleich zum Zeitraum vor der Wohngeldreform nahezu verdoppelt. „In Hildesheim konnten die Anträge erfreulicherweise weitgehend ohne unverhältnismäßig lange Wartezeiten bearbeitet werden. Erreicht wurde dieses positive Ergebnis insbesondere durch eine personelle Verstärkung der Wohngeldstelle. Unter anderem Dank offensiver Werbung konnte eine Reihe neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewonnen werden. Angesichts des sich verstärkenden Fachkräftemangels ist allerdings davon auszugehen, dass dies in Zukunft nicht mehr zuverlässig gelingen wird. Umso wichtiger ist eine Optimierung von Arbeitsabläufen, so dass die Mitarbeitenden so effizient wie möglich arbeiten können“, erklärt Mirisha Muliqi (Stadt Hildesheim, Bereichsleiterin Wohngeld/Elterngeld).
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